PaperCut, il software per ottimizzare i costi di stampa

PaperCut, il software intelligente per risparmiare sulla stampa

Molte aziende non hanno la minima idea di quante risorse consumano giornalmente per la stampa dei documenti. Avere informazioni dettagliate sui volumi di stampa e sulla tipologia di documenti stampati è fondamentale per poter ottimizzare i costi.

Papercut, un software di analisi realizzato dall’omonima compagnia con sede a Melbourne, analizza costantemente i flussi di stampa è fornisce rapporti dettagliati molto utili per ridurre il consumo di toner e di carta. Il software non si limita a operare la solita gestione della stampante, ma elabora, coordina, sintetizza una serie di funzioni che ne fanno davvero un unicum sul mercato. E’ un po’ una sala di comando dalla quale ci si occupa della stampa a tutto tondo. PaperCut è un software multi-piattaforma capace di fornire un supporto totale per ambienti di rete Mac, Windows, Linux e Novell. Si tratta di un’applicazione idonea per società e organizzazioni di ogni dimensione e tipologia: studi di ingegneria, disegno grafico, architettura, revisione contabile, pubblicità, studi legali e molto altro.

Il target di questo software è l’uso responsabile delle risorse aziendali, in questo caso della stampa che, come sappiamo, sovente è una voce di bilancio davvero non indifferente.

PaperCut fu lanciato una decina di anni fa con l’obiettivo precipuo di risparmiare sulle spese di stampa in eccesso, soprattutto nelle scuole e nelle università. Da allora è stato oggetto di varie implementazioni e miglioramenti, tanto che al momento è utilizzato da oltre 50.000 organizzazioni e società in 100 Paesi.

Come funziona

Il software PaperCut analizza costantemente il traffico di rete e monitorizza l’attività di ogni utente: ad esempio la tipologia dei documenti stampati, il numero delle pagine stampate, le stampanti utilizzate. Tramite l’applicazione è possibile impostare un numero massimo di pagine stampabili per utente o per gruppi di utenti, affinché gli stessi siano orientati verso il risparmio e contro inutili sprechi.

Dall’analisi dei dati raccolti, tra l’altro, si potrà agevolmente costatare quali sono gli utenti o i gruppi di utenti che utilizzano di più le stampanti, magari impropriamente, per poi eventualmente riallocare le stampanti stesse in altri luoghi o presso altri uffici. Non solo, ma gli utenti che, in base ai dati raccolti, stampano di più, possono essere messi in condizione di usare la stampante con un rapporto più favorevole costo/stampa.

Perché si riducono gli sprechi

Le ragioni del risparmio e dell’ottimizzazione delle risorse di stampa sono varie. Di seguito indichiamo le principali:

  • Gli utenti sanno che la loro attività è controllata dal software
  • PaperCut ricorda costantemente agli utenti di stampare, per quanto possibile, fronte/retro
  • Scoraggia gli utenti a stampare le mail
  • Scoraggia gli utenti a stampare le pagine Web a colori
  • Indirizza automaticamente – cosa molto importante – i grossi documenti su stampanti con costi più bassi di stampa
  • E’ in grado di assegnare a ogni utente giornalmente un numero massimo di stampe, la cosiddetta quota di stampa, che tra l’altro è anche espressa in danaro. Questo sensibilizza ancor più l’utente a prestare attenzione.

Gli aspetti ecologici

Per quanto riguarda l’aspetto ecologico, è stato realizzato un widget che è visualizzato sul desktop dell’utente. Il widget traduce il numero di pagine stampate in: numero di alberi abbattuti, quantità di anidride carbonica emessa (CO2), energia consumata e costo totale in denaro. Magari è un aspetto più spettacolare che altro, ma anche questo ha una sua precisa funzione di sensibilizzazione al risparmio. Il download del widget si può effettuare dalla apposita pagina del sito Papercut.com

Licenze d’uso e prezzi

Il software ha diverse licenze d’uso. Ulteriori informazioni e prezzi per le aziende si possono trovare sul sito Web ufficiale Papercut.com. Per piccoli uffici fino a cinque utenti, il software è gratuito. I prezzi sembrano in generale molto ragionevoli, tenuto conto che le varie aziende o organizzazioni, con un uso corretto di PaperCut, ne ammortizzeranno i costi in tempi sicuramente brevi.

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